Faire une réclamation auprès du service compétant

Qu’est-ce qu’une réclamation ?

D’après le dictionnaire en ligne Larousse, le mot « réclamation » renvoie à l’« action de s’adresser à l’autorité pour se plaindre de quelque chose, pour protester, signaler une malfaçon, etc. ». C’est l’« action de réclamer quelque chose auquel on estime avoir droit ; demande, lettre par laquelle on réclame ». Autrement dit, une réclamation client est l’expression d’une insatisfaction liée à l’achat d’un produit ou d’un service. Celle-ci s’effectue habituellement par l’intermédiaire d’un courrier écrit qui est adressé à l’organisme concerné.

Par celui-ci, le client exige le traitement et la prise en compte du souci dont il fait part, mais aussi que la situation ne se reproduise plus.

Le service réclamation

Maintenant que vous savez à quoi correspond exactement une réclamation, laissez-nous vous présenter brièvement le service spécialisé dans le traitement et dans la gestion de ces requêtes particulières.

Cette prestation est bien souvent incluse dans le service clients lorsqu’il s’agit d’une entreprise modeste. Néanmoins, son fonctionnement ne change pas du tout puisqu’il s’agit du service qui traite uniquement des réclamations reçues de la part de clients mécontents. Celui-ci est chargé de leur apporter une réponse (ou une solution) convenable afin d’améliorer leur expérience et leur jugement.

Le service réclamation est accessible par le biais de plusieurs supports de communication différents. Les moyens qui sont mis à votre disposition vont dépendre de la société à laquelle vous souhaitez vous adresser. Toutefois, il est toujours vivement conseillé de téléphoner à l’entité afin de prendre connaissance de sa politique de réclamation. Effectivement, de manière générale, les plaintes sont habituellement formulées par écrit et transmises par courrier postal. Néanmoins, de plus en plus de structures proposent à leur clientèle de soumettre leurs protestations à l’aide d’un formulaire électronique ou d’un appel sur une ligne téléphonique dédiée (notamment si l’entreprise dispose d’un service réclamation à proprement parler).

Dans le but de trouver les coordonnées qui vous permettront d’entrer en relation par téléphone avec le service adapté, vous devez vous rendre sur le site internet qui appartient à la société de votre choix. Cherchez un onglet nommé « Nous contacter » ou qui porte un nom similaire. Le numéro de téléphone n’y figure pas ? Consultez les mentions légales. Pour ce faire, ouvrez bien les yeux afin de trouver un lien du même nom en bas de page. Appelez lors des horaires d’ouverture du standard téléphonique. Informez votre interlocuteur de votre intention de faire une réclamation. Il vous expliquera en détails comment procéder correctement.

Avant de téléphoner, nous vous recommandons de vous munir d’une feuille de papier et d’un stylo afin de noter les renseignements qui vous seront communiqués lors de l’entretien téléphonique. Vous pourriez avoir besoin de noter une adresse postale ou des données à inclure dans votre requête, par exemple. Vous avez oublié d’écrire ces infos ou vous n’avez tout simplement pas eu le temps de le faire ? Vous devriez pouvoir les retrouver sans grande difficulté sur le portail informatique de l’entité.

Dans quels cas effectuer une réclamation ?

Il existe de nombreuses raisons pour exprimer son mécontentement auprès du service réclamation. Vous devez avoir à l’esprit que, lors d’un achat ou de la signature d’un contrat, vous acceptez les conditions générales d’utilisation ou de vente. De son côté, l’établissement s’engage aussi à respecter certaines obligations. C’est pour cette raison qu’il est très important de prendre le temps nécessaire pour lire les petites mentions qui se trouvent en pied de page d’un contrat ou sur le site internet d’une enseigne.

Si vous estimez que l’autre partie ne respecte pas les obligations auxquelles elle est soumise, vous êtes en droit de faire une réclamation au service du même nom afin de demander réparation ou un remboursement.

Comment faire une réclamation par courrier ?

Concernant la forme de votre plainte, nous vous invitons à faire des recherches sur internet. De nombreux modèles de lettre de réclamation sont mis à la disposition des internautes. Vous aurez ainsi une idée des renseignements que vous devrez inclure dans votre courrier. Soyez précis et sobre dans la rédaction. Veillez à soigner la mise en page de votre lettre et votre orthographe afin d’en faciliter la lecture au destinataire. De plus, lors d’une contestation ou d’une réclamation, il est essentiel d’inclure des preuves. N’hésitez pas à inclure des copies des pièces justificatives dont vous disposez. Une fois la rédaction terminée, adressez votre réclamation au service dédié. Vous pourrez trouver l’adresse postale de ce dernier en cherchant bien sur internet.

Nous souhaitons surtout vous parler du mode d’envoi de votre lettre de réclamation. Vous devez impérativement l’expédier en lettre recommandée avec accusé de réception. Ainsi, vous permettrez d’établir juridiquement la preuve du dépôt et de la réception de votre courrier.

En vue de recevoir une réponse de la part du service réclamation, n’oubliez pas de mentionner vos coordonnées personnelles, dont votre adresse postale.

Vous n’avez pas envie de perdre de temps inutilement en cherchant de multiples renseignements sur le site internet de la structure que vous désirez contacter ? Sachez que toutes les informations de contact des entreprises sont mises à votre disposition sur notre site telephone.fr. Gagnez du temps !